De verzamelstaten, betalingen en correcties kan je vinden in bij 'Financieel' en dan 'Derde betaler'.
We bekijken een paar voorbeelden op basis van vier mutualiteiten; de behandelingen zijn begin augustus ingegeven; we gaan er van uit dat de verzamelstaten al zijn doorgestuurd:
Als je een specifieke periode, een bepaalde mutualiteit en een bepaalde verstrekker wil zien, kan je dat ook ingeven; je bevestigt met het groene pijltje. Als je hier met één klik alle details van wil zien, kun je de knop 'Alles openklappen' gebruiken:
Zoals je ziet zijn er nog geen betalingen ingevoerd. Als je wil weten over welke patiënten en behandelingen het gaat, kan je klikken op 'Getuigschriften':
Als je nog meer details wil, kan je klikken op het onderlijnde getuigschriftnummer om alle details er van te zien.
We beginnen men betaling toe te voegen voor mutualiteit 110. Je klikt in het scherm 'Derde betaler' op de naam van de mutualiteit en daarna op de knop 'Betaling toevoegen':
Je krijgt het volgende betalingsscherm:
Hier kan je nog details van de betaling aanpassen of invoeren; laten we € 300 ingeven voor een verzamelstaat van € 299,64, zodat we later iets hebben om te corrigeren, en geven als opmerking "afgeronde betaling RDB mutualiteit 110".
Op dezelfde wijze voer je voor mutualiteit 120 een bedrag van € 164 in, wat minder is dan de verzamelstaat. Voor mutualiteit 407 geven we het gevraagde bedrag van € 36,35 in en voor mutualiteit 516 geven we geen betaling in.
Als de betaling is ingevoerd, is deze niet altijd automatisch gekoppeld. Als het betaalde bedrag exact overeenkomt met de verzamelstaat, worden de bedragen van de verschillende getuigschriften automatisch gekoppeld en wordt alles afgepunt.
Omdat het bedrag niet overeenkomt, zijn de bedragen niet gekoppeld, wat je kan zien aan de kleur (donkerrood: er is nog niets voldaan voor die getuigschriften) en de vinkjes die ontbreken bij de kolom 'Afgepunt'. De betalingen moeten nog gekoppeld worden aan de getuigschriften; dit doe je door de mutualiteit te selecteren en dan te klikken op de knop 'Koppel betalingen':
Je komt in het volgende scherm terecht:
Momenteel zijn er voor deze mutualiteit € 300 aan openstaande betalingen en € 0 aan correcties. Aangezien het bedrag voldoende is om te voldoen aan alle getuigschriften, stelt de computer voor om alle getuigschriften voor hun volledige waarde te koppelen. Je moet enkel bevestigen door op 'OK' te klikken.
We komen terug in het overzicht terecht, waar we onmiddellijk kunnen zien dat deze getuigschriften afgepunt zijn (ze zijn aangevinkt en er is geen enkel openstaand bedrag). De mutualiteit wordt in licht-blauw gekleurd, omdat er voor die periode een overschot is. De kleur-markeringen zijn dezelfde als in de debet-fiche van een patiënt:
Als we nu voor dezelfde mutualiteit (110) gaan zien hoe de betalingen zijn gekoppeld (de knop 'Koppel betalingen'), zien we onmiddellijk dat de getuigschriften zijn afgepunt en dat er een resterend bedrag is van € 0,36. Je kan dit scherm verlaten door op 'OK' te klikken:
Als we de betalingen voor mutualiteit 120 gaan koppelen, zien we het volgende:
Het volledige bedrag is niet voldoende om aan dit getuigschrift te voldoen; je kan dit bevestigen door op 'OK' te klikken; de volledige waarde van de betaling wordt dan toegekend aan dat getuigschrift.
Voor mutualiteit zien we dat het bedrag automatisch is gekoppeld aan het getuigschrift, omdat het bedrag exact overeenkomt. Je bevestigt dit door op 'OK' te klikken:
We komen terug in het scherm 'Derde betaler' en kunnen in een oogopslag zien hoe met de betalingen gesteld staat: de lichtblauwe verzamelstaten hebben een overschot, m.a.w. er is te veel betaald door de mutualiteit; de roze hebben een tekort, de rode hebben nog geen enkele betaling en de witte zijn volledig afgepunt:
We gaan nu de betalingen van mutualiteit 110 in orde maken, zodat deze verzamelstaat mooi in balans is met de betalingen. Dit doen we met een negatieve tegenboeking:
Het resultaat kan je zien in het scherm 'Derde betaler'; de waarde van de verzamelstaat komt overeen met de betaalde bedragen:
De twee betalingen van die verzamelstaat blijven wel in 't lichtblauw (gebruikt, maar met overschot) en blauw (ongebruikt) staan, omdat het ene een betalingen is met een overschot en het andere een betaling met een negatief bedrag was, dat nergens aan gekoppeld is. Het resultaat voor die verzamelstaat is echter wel in balans. Als dit niet onmiddellijk duidelijk is, kan je voor deze mutualiteit terug op 'Koppel betalingen' klikken en daar de details zien.
Als we echter mutualiteit 110 netjes in 't wit willen zien, kunnen we dit doen door de correctie (op de betaling) te koppelen aan een getuigschrift van die verzamelstaat (het maakt niet uit het welke); we doen dit weer via het scherm 'Koppel betalingen':
We bevestigen dit met 'OK' en we zien onmiddellijk dat de tegenboeking in 't wit staat, maar de betaling nog niet:
We lossen dit verder op door weer naar het scherm 'Koppel betalingen' te gaan en een correctie van € 0 in te geven op een getuigschrift (wat er voor zorgt dat DentAdmin deze mutualiteit herberekent):
Het resultaat ziet er zo uit:
Als we nu mutualiteit 120 in orde willen maken, kunnen we een bijkomende betaling van € 0,46 invoeren; deze betaling zal eerst in 't blauw verschijnen, maar als je de betaling gaat koppelen, zal je die € 0,46 aan de openstaande € 0,46 kunnen koppelen, zodat alles netjes in balans is.
Voor mutualiteit 506 gaan we een aantal verschillende foutieve betalingen invoeren, en daarna opzettelijk foutief koppelen. We beginnen vanuit de volgende situatie:
We voeren een aantal betalingen in voor deze mutualiteit:
En we gaan knoeien met de koppelingen; we klikken op de knop 'Koppel betalingen' en halen de voorgestelde koppelingen door elkaar:
G0002407 is in dit voorbeeld al onmiddellijk afgepunt. Als je nu een aantal correcties ontvangt van de mutualiteit ('Koppel betalingen), kan je deze ingeven en zo de getuigschriften afpunten; we doen dit bijvoorbeeld voor G0002399 (betaling van € 1,11) en G0002406 (betaling van € 2,03); als er nog overschot is van de betaling, zal DentAdmin u automatisch een voorstel doen om af te punten. Het resultaat ziet er zo uit:
Enkel G0002408 en G0002409 zijn nog niet afgepunt, voor een totaal openstaan saldo van € 43,64 (het totaal van de verzamelstaat was € 193,64 en we hebben 3x € 50 betalingen ingegeven). We voegen nog een betaling toe van € 50 en koppelen de betaling (we laten DentAdmin automatisch afpunten):
Het resultaat:
Wat er nu nog rest, is de restwaarde van de laatste betaling. Als we van de mutualiteit hier een een correctie voor ontvangen, kunnen we dit natuurlijk niet als een correctie op een getuigschrift invoeren (want die zijn allemaal afgepunt); dus we gaan die € - 6,36 invoeren als betaling:
En daarna gaan we naar het scherm 'Koppel betalingen' :
Zoals je kan zien in bovenstaand voorbeeld, moet je nu niet die betaling koppelen; een klik op 'OK' is voldoende. Het resultaat ziet er zo uit:
Het blauwe en lichtblauwe lijntje kan je netjes in 't wit krijgen door de methode die we een paar stappen hier voor hebben uitgelegd; het resultaat ziet er zo uit:
We eindigen met een klein weetje voor wie veel met het Financiële werkt: als je een getuigschrift aanpast, en je wil onmiddellijk daarna de wijzigingen zien in het financiële gedeelte, moet je misschien de knop 'Vernieuwen' gebruiken (of je drukt of F5, wat hetzelfde doet):
Toevoegen aan favorieten